Bagaimana Mengatur Expo Yang Sukses (Ditambah 4 Tips Dan Trik)

Saat merencanakan acara besar, Anda mungkin sering merasa terbebani. Namun, proses menyelenggarakan pameran atau pameran dagang tidak perlu berlebihan. Ada beberapa strategi sederhana yang perlu diingat yang akan membuat perencanaan menjadi mudah. Jika Anda dapat mengikuti tips ini, Anda akan lebih mudah mengelola proses perencanaan acara.

Ingin membuat pameran dagang atau pameran berikutnya sukses?

Hubungi Jasa pembuatan booth untuk produk promosi khusus untuk tamu Anda!

Strategi Sukses Trade Show
Ada beberapa strategi yang membuat acara sukses. Berikut adalah beberapa ide luas yang akan membantu Anda mempersempit fokus Anda pada tahap perencanaan selanjutnya.

Apa merek Anda: Sebagai perencana acara, penting untuk membuat merek yang menyatukan berbagai elemen acara Anda. Setiap orang yang berjalan melewati pintu harus merasa seperti memasuki ruang yang menawarkan pengalaman kohesif yang relevan dengan acara tersebut.
Tujuan acara: Apa yang Anda harapkan akan dicapai oleh setiap vendor di acara ini? Apakah tujuannya untuk memiliki banyak dan banyak lalu lintas pejalan kaki dari luar? Mungkin Anda ingin vendor memiliki kesempatan untuk menjalin hubungan bisnis yang mendalam dan langgeng. Ingatlah ini dan tujuan lainnya selama proses perencanaan.
BAGAIMANA MENGORGANISASI TRADE SHOW ATAU EXPO YANG SUKSES
Untuk acara apa pun, Anda pasti ingin mengambil beberapa langkah dasar, seperti merencanakan anggaran Anda, menemukan tempat Anda, dan mengundang tamu Anda. Tetapi ketika merencanakan pameran bisnis, ada beberapa langkah lagi yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah daftar tugas dasar yang harus Anda lakukan saat menyiapkan acara Anda sendiri.

Temukan tim Anda: Pastikan Anda memiliki sekelompok orang yang berbakat dan tepercaya untuk membantu Anda merencanakan acara. Jika Anda merencanakan acara besar dan profesional, Anda memerlukan tim hebat yang terdiri dari orang-orang yang bekerja sama untuk mewujudkannya.
Temukan tempat yang tepat: Setelah Anda merasa telah menemukan tempat tersebut, tentukan berapa banyak vendor dan tamu yang dapat Anda tampung. Anda mungkin menemukan bahwa tempat tersebut terlalu besar atau terlalu kecil. Ingatlah untuk memeriksa kepatuhan ADA dan jumlah toilet yang memadai.
Pesan bakat Anda: Banyak pameran bisnis memiliki pembicara utama atau seseorang untuk menyambut para peserta. Temukan seseorang yang siap dan bersedia melakukan pekerjaan ini untuk Anda dan yang juga akan menarik bagi vendor dan tamu.
Undang vendor Anda: Beri tahu mereka bahwa acara ini akan banyak diiklankan kepada orang yang mereka inginkan sebagai pelanggan. Ini adalah alasan paling penting bahwa perusahaan berpartisipasi dalam pameran atau pameran dagang. Beri mereka contoh strategi periklanan Anda.
Iklankan acara Anda: Langkah ini adalah yang paling penting. Anda perlu memastikan bahwa Anda menjangkau audiens yang Anda inginkan. Pastikan untuk memanfaatkan semua bentuk periklanan, termasuk media sosial, forum online, majalah perdagangan, dan organisasi profesional.
TIPS & TRIK PENYELENGGARAAN EXPO
Berikut adalah beberapa ide sederhana yang dapat Anda coba saat merencanakan acara Anda. Ide-ide ini hanyalah titik awal, dan Anda mungkin akan memikirkannya lagi setelah membaca daftar ini.

1. Kontak Pertama Harus Terjadi Sebelum Acara
Sangat penting untuk menjalin hubungan dengan vendor dan pedagang Anda sebelum hari acara besar. Ini akan memastikan bahwa mereka memahami informasi dasar tentang tempat tersebut, apa yang akan atau tidak akan Anda berikan dan terdiri dari apa meja mereka. Ini dapat membantu Anda menghindari masalah pada hari acara kami. Anda juga akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk menciptakan hubungan bisnis yang langgeng.

2. Swag Adalah Raja
Pameran yang sukses mengirim tamu mereka pulang dengan tas barang curian yang membuat iri. Sebagai perencana acara, tugas Anda adalah mendorong vendor untuk menghadirkan barang curian terbaik mereka. Sangat penting bahwa mereka berpikir di luar pena dan bola stres yang khas. Mereka juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan hadiah undian dengan harga yang lebih tinggi, yang mendorong peserta untuk mampir ke stan mereka dan berbaur. Ini juga merupakan ide bagus bagi Anda untuk menawarkan tas yang mengiklankan pameran Anda kepada peserta untuk digunakan untuk membawa pulang semua barang mereka.

3. Penawaran Booth Penawaran
Merupakan ide bagus untuk menawarkan saran stan kepada vendor Anda, terutama untuk bisnis yang masih baru atau ingin berkembang. Saat ini, stan menjadi lebih canggih daripada meja sederhana dengan beberapa brosur berserakan. Penting bagi setiap vendor untuk memahami cara pengaturan stan yang dinamis dapat memengaruhi kesan mereka pada konsumen atau pembeli.

4. Pastikan Mengucapkan Selamat Tinggal
Sama pentingnya dengan memperkenalkan diri Anda kepada vendor sebelum acara adalah menyiapkan perpisahan yang tepat terlebih dahulu. Anda tidak harus melakukan ini secara langsung, namun, itu akan menjadi sentuhan yang bagus. Sebagai gantinya, Anda dapat memberikan surat atau kartu ucapan terima kasih kepada setiap vendor atas partisipasi mereka dan meminta umpan balik tentang perbaikan yang dapat dilakukan untuk acara Anda berikutnya.

Selain berfungsi sebagai tanda terima kasih, surat terima kasih dapat membantu Anda menjalin jaringan dengan peserta. Tanyakan kepada setiap vendor apakah mereka tertarik untuk berpartisipasi dalam acara ini atau lainnya di masa mendatang. Kemudian, Anda dapat memutuskan untuk menghubungi setiap vendor dengan statistik acara tersebut, seperti berapa banyak kunjungan yang diterima atau berapa banyak koneksi industri baru yang dibuat.

Apakah ini pameran bisnis pertama Anda atau tidak, ada baiknya untuk mempertimbangkan semua tips ini untuk meningkatkan peluang kesuksesan Anda. Pameran bisnis tetap penting, bahkan di era pemasaran digital ini. Vendor Anda akan melihat bahwa tidak ada cara yang lebih baik untuk membuat kesan pribadi pada calon pelanggan selain pertemuan tatap muka. Adalah tugas Anda sebagai perencana acara untuk memastikan bahwa vendor memiliki kesempatan untuk melakukan hal itu.